DENİZLİ (CİHAN)- Denizli Belediyesi, elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) uygulaması başlattı. Uygulama kapsamında bütün birimlerle ilgili iç ve dış yazışma işlemleri otomasyon sistemi üzerinden yapılmaya başladı.
Belediye kurum içi müdürlükler arası ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmaların bilgisayar üzerinden olmasını, yazışmaların standartlaşmasını, yazışma sevk, paraf ve onay sürelerinin kısalmasını, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde dijital olarak arşivlenmesini sağlayacak TS 13298'e uygun elektronik belge yönetim sistemine geçiyor. Kurumsal iletişimi tamamen ağ üzerinde sürdürecek olan sistem sayesinde kâğıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek. Denizli, bu sistemi Türkiye`de uygulayan ilk belediyelerden biri oldu. EBYS ile kağıdın yanısıra zaman ve emekten de tasarruf edilecek. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlanıyor. Elektronik belge yönetimi sistemi, geleneksel iş akış modelinden oldukça farklı bir biçimde kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinde sürdürülmesine olanak sağlayacak.
ELEKTRONİK İMZA GELİYOR
ARŞİV ODALARI TARİH OLACAK
Denizli Belediyesi`nde de fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplıyor. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç da artıyor. Dökümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dökümanların bakımı gibi etkenler de belediyeye ek mali yük getiriyor. Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise alışılmış sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak.
Teknolojik gelişmeleri yakından takip ettiklerini ve bu konuda büyük bir altyapıya sahip olduklarını ifade eden Belediye Başkanı Osman Zolan, Sistemin birçok getirisi var. Tüm iç ve dış yazışmalarımızı elektronik ortamda, şeffaf belediyecilik ilkelerine uygun bir şekilde gerçekleştireceğiz. Bu sistem sayesinde ise kâğıt israfının bir nebze de olsun önüne geçmiş olacağız. E-İmza projemizle ilgili altyapı çalışmamızı bitirmek üzereyiz. Çok kısa sürede sistem eksiksiz şekilde işler hale gelecek. Ekstra iş yükünü ortadan kaldıran bu uygulama sayesinde kâğıt ortamından dijitale taşınan işlerle kırtasiye masrafı minimum düzeye inecek ve işlemler büyük oranda hızlanacak. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak. dedi. CİHAN
